東京工科大学　工学部　応用化学科　ブログ

　新システムでは今まで書類で提出していた「購入依頼書」や「支払連絡書」が電子化されていてWEBのフォームに必要事項を書き込む仕組みになっています。見た目の違いに戸惑いながらも何とか入力完了。次は領収書、というかレシートですが、これは電子化してアップロードすることになっています。

　「スキャナーが必要か。そう言えば事務室にあるコピー機（本当はプリンター）にはスキャン機能もあったっけ。」事務室のロックを職員証のカードで空けてUSBメモリーにスキャン画像を保存しました。細長いレシートのおかげでA3サイズのファイルに。これをアップロードするとOCR機能が働いて自動的に金額を…いれてはくれないのですよね。

　確かに、領収書の形式はいろいろ。それに下手に間違った金額を計上したら大変なことになるわけですから、やっぱりここは手作業で金額を入れるのが理にかなっています。

　さて、金額は手作業で入れて申請は完了。最初なので手間取りましたが、まあそんなに大変ではないかな。とはいえ、今までより簡単になったというわけでもないのでは。

　よく考えると、今回の新システムのメリットは「二度手間をなくすこと」です。ということは一度の手間は残る、というわけで最初に手続きをする我々教員の手間はそのままなのです。無くなるのは今まで提出された書類から数字を拾って打ち込んでいた事務職員の人たちの手間なのですね。職員の人たちにはその分の時間をより有意義な仕事に使って頂きましょう。

江頭 靖幸