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書類あれこれ(江頭教授)

| 投稿者: tut_staff

 電子マネーやQRコード決済の登場、いえそれ以前にクレジットカードの普及のせいでしょう。最近めっきりと現金を使う機会が減りました、という話を以前の記事に書きました。その上本学の経費精算も電子化されることになった、という話はこちら。これで書類の数も減って来たのですが、今度は(今まで書類で行っていた)各種の申請の業務も電子化されて、いよいよ(紙の)書類の数も減り始めたというのが今回のお話です。

 正直に言うと、私はこの業務申請の処理システム、というか「電子申請・電子承認」システムには乗り遅れました。いや、経費精算とほとんど同じ名前なんだもん。役割の違いをはっきり理解していなかったので最初は意識さえしていない状態。何かの書類を紙で提出した際に却下されてはじめて気が付きました。でも、使い始めてみると色々便利。少なくとも今までの書類作成よりも手間がかかるということはなさそうです。

 

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 とはいえ、この「電子申請・電子承認」にも限界がある様です。

 例えば、期末試験の問題や解答用紙を事務に依頼して印刷する場合は「電子申請・電子承認」を用いるのではなく、いままで通り紙ベースで提出するように、という連絡が。

 えっ、この「電子申請・電子承認」は意外にセキュリティが弱いのか…などと考えたのですが、これはおそらく別の理由によるものでしょう。期末試験の問題や解答用紙を電子化すれば、文字情報のレベルでの同一性は保証できるでしょう。でも、印刷した刷り上がりの紙が正しいものになるのか、それは保証できないということではないかと思います。

 PDFなど文章の電子ファイルを印刷すると意外と違った印象になる。そんなことを経験した人も多いかと思います。その可能性を考えると校正のためのやり取りが必要になりますが、締め切りまでの時間がタイトな試験の場合はそこまでの余裕はなさそう。電子ファイルだけで処理が完結せず、刷り上がりの校正にも時間がかけられない期末試験関連の業務はやはり紙原稿とコピーが安全なのですね。

 

江頭 靖幸

 

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